File07. Input/Output

はじめに

お疲れ様です。ERP事業部大阪開発部の田原です。もう夏も終わりますね。

大阪支社配属の新人は研修の関係で九月から新人業務が始まります。主なものは電話対応と議事録作成になります。

慣れないことばかりですが一つずつ覚えていきたいと思います。

ということで今回は電話対応と議事録作成についてご紹介したいと思います。

電話対応

電話対応はその名の通り、会社にかかってくる電話を取って対応します。

電話を取り、お客様の要件を聞き、弊社の社員への電話ならば取次ぎをおこなうなどの対応を行います。対象の社員が不在などの場合はその旨をお伝えし、折り返しの電話などの対応を行います。普段から予定表をいつでも開けるようにしておくとスムーズに対応ができます。

この電話対応は先輩方がサポートしてくださりますが、やはり慣れないうちはとても緊張します。

特に一本目の電話対応は緊張がすごいため、私は同期と早く一本目を取ったほうが昼ごはんを奢るという発破をかけることで緊張を緩和できるように対処しました。（結果は最後に！）

最初から完璧に対応しようとすると焦りが生じるので、お客様の要件をしっかり聞き、それを正確に伝えるというところをまず意識していこうと思います。

議事録作成

議事録作成では配属されたチームで毎週行う週次ミーティングの中での各メンバーの発言内容を文字に起こします。

私が所属しているチームでは、文字に起こす内容はプロジェクト報告、保守報告、連絡事項の三要素に分かれます。

配属されたばかりの私には専門用語がとにかく多いため、発言内容のどの部分を文字に起こすかという取捨選択が難しい状態です。（かといって発言全てを文字に起こすのも難しい。。。）

これも一朝一夕で完璧に行うことは難しいので専門用語の理解とタイピング精度の向上から始めていきたいと思います！

おわりに

電話対応と議事録作成、どちらも聞いたものを瞬時にメモに起こすことが必要になるため、聞く力(Input)はもちろん書く力(Output)が必要になります。大事な二要素なのでこの業務を通して磨きます。


新人業務は、大事な業務なのでしっかりと対応できるように頑張っていきます。