議事録

こんにちは、
最近、編み物にはまっているふみです。
今回は新人業務のひとつ「議事録作成」を紹介します。

議事録の目的

会議中の事項を正しく共有すること
今後するべきことを記載すること
発言者を明示すること

議事録、何が大事？

日時、出席者、欠席者
アクションアイテム、担当者、期限など、
次回会議の日程
決定事項の共有
会議内容を記録し、簡潔にまとめる

議事録の作成流れ

会議参加➞メモ整理➞議事録作成➞ファイルを共有➞確認依頼➞修正➞皆さんにお知らせ📣

議事録作成、難しい…😭😭😭

新人が突然「会議に参加して議事録をとって」と言われても、
最初は間違いなく何も知らないと思います。

最初の段階では、
案件のことも、会議で話している内容も理解できないかもしれません。
しかし、何度も会議に参加するうちに徐々にわかるようになるでしょう。
加えて、会議中に出てくる専門用語が分からないのも難しいです。
業務知識が浅い新人のうちは、先輩に聞いても大丈夫です。
業務に関する専門用語は経験を積む中で身につけていきます。

次の段階では、
会議の要点をまとめて、簡潔に記載することが課題ですね（私も苦手です！😂）
すべてを記載したくなる気持ちはわかりますが、
文書が長くなりすぎてポイントがはっきりしなくなることもあります。
ですので、簡潔な表現を使い、決定事項を明確に書く練習が必要です。

例えば、
　　　続けてしています　→　継続実施中
　　　テストに入ります　→　テストに着手（テストを開始）
　　　　　一ヶ月ぐらい　→　一ヶ月程度　（約一ヶ月）
メモをまとめるときや適切な言葉遣いを身につけるには練習が必要ですが、慣れてくると自然とできるようになるはずです。

これをやるべき！

事前準備：
・あらかじめ作成したフォーマットに、基本的な情報を先に入力する
・前回の議事録も確認しておく

会議後：
・メモを整理し、重要な情報をまとめる
・重複した内容をまとめる
・補足事項も記載する
・議事録確認者に、内容を確認してもらう
・関係者に対して、24時間以内に議事録を共有する