こんにちは、プログラミングに苦戦しているふみです。
電話応対は新人業務の一つです。
今回は私の電話対応法を紹介します。
メモが取れない、焦る😥
初めて電話対応をする際、非常に緊張し、相手の話をうまく聞き取ることができませんでした。
何度も相手に質問を繰り返すと、今度はメモを取り忘れ、さらに焦りました。このような状況では相手に悪い印象を与えかねません。
しかし、よく電話がかかってくるお客さんの名前と会社名を覚えた後は、電話対応は大幅に改善され、80%の電話で再度尋ねなくても済みました。
スムーズな対応のためには筆記用具を事前に用意することも大切です。
ちなみに、どうしても聞き取れなかった場合は3回ぐらいもう一度聞いても問題ないです。
予定表のチェックは時間かかる、慌てる😓
メモが取れた後、取り次ぎ先の席を確認し、不在にしている場合は予定表をチェックします。
最初は慌てて別のアプリを開いてしまったり、名前を誤って入力したこともよくあります。それが時間を取らせてしまいました。
そのため、出社後には、まず電話がよくかかる取り次ぎ先の予定を確認します。
予定表を管理するアプリでは、予定をすぐ確認できるように、事前に部内の社員の予定表を登録しておきます。
予定確認はどうしても自信がない場合は、先輩たちに聞きます。
皆さんは優しいので、丁寧に教えてくれますよ❤️
敬語の使い、難しい😭
私にとって一番自信がないところです。
二年目の先輩からマニュアルを頂いて、いろんなパターンに対応できて、助かりました。
しかし、たまに書いていない場合もあったので、
自分が柔軟な対応しないといけません。
日本語をもっと勉強することも、有効な方法の一つだと思います。
電話が鳴っても、怖くなくなる😆
電話応対で気をつけていること
・電話が３コール以内に出ること
・保留の時、切るボタンと押し間違えないこと
・電話を切ってから、受話器を置いとくこと
・筆記用具、予定確認は事前準備すること
・常連客の社名、名前を覚えること
・社名、名前、電話番号を復唱すること
・各パターンの伝言メモを用意すること
・自信がない場合は先輩に聞くこと
最近電話に出る際はあまり緊張しなくなりましたが、まだ完璧に対応出来る自信はまだありません。
これからも積極的に電話をとり、事前準備、都度ふりかえって改善することで経験を積んで、電話応対をさらに上達させていきたいです！